Politique de confidentialité
Efficio+ Management Inc.
1. Introduction et engagement
Chez Efficio+ Management Inc. (« nous », « notre », « nos »), nous accordons une importance capitale à la protection de vos renseignements personnels et de votre vie privée.
Cette politique vise à vous informer, en toute transparence, de la manière dont nous collectons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).
Elle s'applique à l'ensemble de nos services :
Stratégie de prix — diagnostic, positionnement, structure tarifaire, valeur perçue.
Excellence opérationnelle — cartographie et optimisation de processus, réduction du gaspillage, mesure de la performance.
Modèle d'affaires — révision de l'offre, des segments de clientèle et des sources de revenus.
Coaching d'affaires — accompagnement individuel de dirigeants et de gestionnaires.
Marketing — positionnement, message, mise en marché.
Deux rôles distincts
Selon le contexte, nous n'assumons pas la même responsabilité à l'égard des renseignements personnels.
Comme responsable. Lorsque vous nous transmettez vos propres renseignements (formulaire de contact, diagnostic en ligne, prise de rendez-vous, infolettre), nous déterminons les finalités de la collecte et en sommes responsables. Les sections 3 à 12 s'appliquent.
Comme mandataire. Lorsqu'un client nous confie des renseignements personnels appartenant à son organisation dans le cadre d'un mandat — dossiers d'employés, données de clientèle, notes de coaching — c'est ce client qui demeure responsable de ces renseignements. Nous les traitons uniquement conformément à ses instructions et pour la durée du mandat. La section 13 s'applique.
En naviguant sur notre site web efficioplus.com ou en utilisant nos services, vous acceptez les termes de la présente politique.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, chargé de superviser la gestion et la sécurité de vos données.
Nom : Alexandre Bérubé
Titre : Président
Courriel : alexandre.berube@efficioplus.com
Téléphone : 438 408-2972
Adresse : Efficio+ Management Inc., Montréal, Québec, Canada
Pour toute question, demande d'accès, demande de rectification ou plainte, vous pouvez le joindre directement.
3. Renseignements personnels que nous collectons
Nous ne collectons que les renseignements nécessaires à l'accomplissement de nos activités.
3.1 Renseignements que vous nous fournissez directement
Formulaire de contact et demande de consultation — votre nom, votre organisation, votre titre, vos coordonnées, le ou les services qui vous intéressent, la description de votre problématique, votre secteur d'activité et la taille de votre organisation.
Diagnostic en ligne — vos réponses aux questions sur vos pratiques tarifaires, votre pointage et le segment de résultat qui vous est attribué, associés à vos coordonnées. Voir la section 5.
Prise de rendez-vous — vos disponibilités, votre fuseau horaire et les renseignements indiqués lors de la réservation.
Infolettre — votre adresse courriel, votre nom et vos données d'engagement (ouvertures, clics).
Relation d'affaires — les renseignements nécessaires à la facturation, à l'exécution du mandat et à la tenue de dossiers.
En cours de mandat — données de processus et de performance, données financières et opérationnelles, entrevues avec des membres de votre équipe, données de vente et de campagne, notes de séance de coaching. Voir les sections 13 et 14.
3.2 Renseignements collectés automatiquement
Lorsque vous visitez notre site, certaines informations techniques sont recueillies au moyen de témoins de navigation et de journaux de serveur : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, type d'appareil, langue, pages visitées, date et heure de la visite, durée de la session, liens cliqués et page de provenance.
4. Témoins de navigation (cookies) et outils d'analyse
Nous utilisons deux catégories de témoins. Les témoins essentiels sont nécessaires au fonctionnement du site (sécurité, préférences d'affichage, mémorisation de vos choix) et ne requièrent pas votre consentement. Les témoins d'analyse et de mesure ne sont déposés que si vous y consentez, via le bandeau affiché lors de votre première visite.
Google Analytics — mesure de l'audience et analyse du comportement de navigation. Google peut déposer des témoins et traiter votre adresse IP. Vous pouvez vous y opposer via le module de désactivation de Google.
Google Search Console — analyse des requêtes de recherche menant à notre site. Cet outil ne traite que des données agrégées.
Vous pouvez modifier votre choix de témoins à tout moment via les réglages de votre navigateur ou en nous écrivant.
5. Diagnostic en ligne, pointage et profilage
Ce pointage sert à orienter la conversation, pas à décider à votre place.
Aucune décision produisant un effet juridique ou vous affectant de manière significative n'est prise exclusivement sur la base d'un traitement automatisé. Toute recommandation fait l'objet d'une analyse humaine.
Sur demande, nous vous transmettons les renseignements utilisés pour établir votre pointage et les principaux facteurs qui l'ont influencé. Vous pouvez soumettre vos observations en vue d'une révision.
Si vous êtes abonné à notre infolettre, votre segment de résultat peut influencer le contenu que vous recevez. Vous pouvez vous y opposer en nous écrivant.
6. Finalités de la collecte
Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement pour fournir nos services, assurer le suivi d'un accompagnement, communiquer avec vous, améliorer nos services et notre site, vous transmettre notre infolettre avec votre consentement, et respecter nos obligations légales de facturation et de tenue de dossiers. Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans obtenir un nouveau consentement, sauf lorsque la loi le permet.
7. Consentement
Formulaires — en soumettant un formulaire, vous consentez à la collecte et à l'utilisation des renseignements fournis aux fins décrites à la section 6.
Témoins de navigation — un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels. Le refus n'affecte pas votre accès au site.
Infolettre — l'inscription repose sur un consentement distinct et explicite. Nous n'ajoutons jamais une adresse courriel à notre liste d'envoi du seul fait qu'elle nous a été transmise par un formulaire.
Désabonnement — chaque envoi comporte un lien de désabonnement fonctionnel, traité dans un délai maximal de dix jours ouvrables, conformément à la LCAP.
Retrait du consentement — vous pouvez le retirer à tout moment en écrivant à l'adresse indiquée à la section 2.
8. Communication de vos renseignements
Efficio+ Management Inc. ne vend ni ne loue vos renseignements personnels. Nous faisons appel à des prestataires pour mener nos activités ; chacun n'a accès qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de sa fonction et est lié par des engagements de confidentialité.
Webflow — hébergement et diffusion du site · États-Unis
Fillout / Tally — formulaire de diagnostic · États-Unis
Airtable — gestion de la relation client · États-Unis
DocsAutomator — génération de documents à partir de gabarits · États-Unis
Calendly — prise de rendez-vous · États-Unis
Google Workspace (Gmail, Meet, Drive) — courriel, visioconférence, documents · États-Unis et autres
Google Analytics et Search Console — mesure d'audience · États-Unis
LinkedIn — infolettre et diffusion de contenu · États-Unis
Nous communiquons également vos renseignements si la loi l'exige ou si une ordonnance d'un tribunal nous y contraint, ainsi qu'en cas de vente, de fusion ou de réorganisation de l'entreprise, sous réserve des mêmes engagements de protection.
Communication à l'extérieur du Québec
Plusieurs de nos fournisseurs hébergent vos renseignements à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Avant de confier des renseignements personnels à un tiers hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée afin de vérifier que la protection offerte est adéquate, et nous encadrons la communication par entente écrite. Vous pouvez nous demander des précisions sur cette évaluation à tout moment.
9. Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies.
Prospects n'étant pas devenus clients — 1 an après le dernier contact
Réponses au diagnostic en ligne — 2 ans après la soumission
Abonnés à l'infolettre — jusqu'au désabonnement, puis 3 ans (preuve de consentement, LCAP)
Clients actifs — durée de la relation d'affaires
Notes de coaching — durée de l'accompagnement, puis destruction dans les 12 mois suivant la dernière séance, sauf demande contraire
Renseignements confiés par un client pour un mandat — durée du mandat, puis restitution ou destruction dans les 90 jours
Livrables et documents de travail du mandat — 7 ans, sous forme anonymisée lorsque possible
Dossiers administratifs et de facturation — 7 ans après la fin du mandat
À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.
10. Mesures de sécurité
Technologiques — connexion chiffrée (HTTPS/SSL) sur l'ensemble du site, authentification à deux facteurs sur tous les comptes donnant accès à des renseignements personnels, gestionnaire de mots de passe, mises à jour régulières.
Administratives — accès limité au responsable de la protection des renseignements personnels. Tout collaborateur ou sous-traitant amené à y accéder est lié par une entente de confidentialité écrite.
Physiques — poste de travail sécurisé, appareils protégés par mot de passe et chiffrement du disque.
Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue. Nous nous engageons toutefois à agir promptement en cas d'incident.
11. Incidents de confidentialité
Conformément à la Loi 25, nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, et nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques et éviter la répétition de l'incident.
12. Vos droits
Droit d'accès — savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie.
Droit de rectification — faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
Droit à la portabilité — recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander qu'ils soient transmis à un tiers.
Droit au retrait du consentement — à tout moment, par écrit.
Droit à l'effacement (droit à l'oubli) — sous réserve des exceptions légales.
Droit d'être informé en cas de décision automatisée — voir la section 5.
Adressez votre demande par écrit au responsable mentionné à la section 2. Nous y répondrons dans un délai maximal de trente jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite.
Si vous êtes insatisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca (1 888 528-7741).
13. Renseignements confiés dans le cadre d'un mandat
Lorsqu'un client nous confie des renseignements personnels appartenant à son organisation — dossiers d'employés, données de clientèle, résultats de sondages internes — nous agissons à titre de mandataire. Le client demeure responsable de ces renseignements au sens de la Loi 25.
Usage limité au mandat — nous n'utilisons ces renseignements que pour réaliser le mandat convenu, jamais à nos propres fins.
Minimisation — nous ne demandons que les renseignements nécessaires et privilégions les données anonymisées ou agrégées.
Aucune communication à des tiers sans l'autorisation écrite du client, sauf obligation légale.
Restitution ou destruction — à la fin du mandat, dans un délai de 90 jours, à l'exception des documents que nous devons conserver pour des raisons légales.
Entente écrite — chaque mandat impliquant des renseignements personnels est encadré par une clause de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
Signalement — tout incident de confidentialité touchant ces renseignements est signalé au client sans délai.
Entrevues et observations de terrain. Lorsqu'un mandat nous amène à rencontrer des membres de votre équipe, nous informons chaque personne de l'objet de la démarche et de l'usage qui sera fait de ses propos. Nos constats sont présentés sous forme agrégée. Les propos ne sont pas attribués à une personne nommée sans son consentement explicite.
14. Coaching d'affaires : confidentialité de la relation
Le contenu des séances est confidentiel. Il n'est divulgué ni à l'employeur, ni au commanditaire du mandat, ni à quiconque, sauf avec le consentement écrit de la personne accompagnée.
Lorsqu'une organisation finance le coaching, ce qui lui est communiqué se limite à ce qui a été convenu au départ — typiquement la tenue des séances, l'assiduité et l'avancement général vers les objectifs, sans le contenu des échanges. Cette entente est établie par écrit avant la première séance.
Les notes de séance sont conservées de manière sécurisée, accessibles uniquement au coach et détruites conformément à la section 9.
Vous avez accès à vos notes et pouvez en demander une copie ou la rectification à tout moment.
Exceptions — nous pourrions rompre cette confidentialité uniquement si la loi nous y oblige, ou en présence d'un risque sérieux et imminent pour la sécurité d'une personne.
Le coaching d'affaires n'est ni un service de santé ni une intervention psychologique. Nous ne posons aucun diagnostic. Lorsqu'une situation dépasse le cadre de notre accompagnement, nous vous invitons à consulter un professionnel qualifié.
15. Renseignements concernant les mineurs
Nos services s'adressent à des entreprises et à des personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements concernant des personnes de moins de 14 ans. Si un tel renseignement nous était transmis, nous procéderions à sa suppression.
16. Modifications de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique. Toute modification est publiée sur cette page et la date de la dernière mise à jour est ajustée en conséquence. En cas de changement significatif touchant les finalités de la collecte ou la communication de vos renseignements, nous vous en informerons directement lorsque nous disposerons de vos coordonnées.
Nous contacter
Efficio+ Management Inc.
À l'attention de : Alexandre Bérubé (Responsable de la protection des renseignements personnels)
alexandre.berube@efficioplus.com · 438 408-2972
Montréal, Québec, Canada